Agora é possível incluir e gerenciar despesas diretamente no sistema! Essa melhoria visa agilizar e documentar todos os custos relacionados às consultorias externas e facilitar o compartilhamento das informações com o Departamento Financeiro.
🚀 O QUE HÁ DE NOVO?
✅ Inclusão de despesas como viagens, combustível, pedágios, alimentação e outras. ✅ Campo “Total de KM” adicionado à tela de Contrato e Projetos para registro de reembolsos. ✅ Nova Diretiva “Nega Visualizar Aba de Despesas” para controle de acesso. ✅ Possibilidade de aprovação em duas etapas com disparo de e-mail para a segunda aprovação. ✅ Geração automática de lançamentos financeiros após aprovação. ✅ Exportação de despesas para Excel.
Na tela de Contrato e Projetos foi criado o campo “Total de KM” para o consultor preencher com a KM de Ida e Volta para Reembolso.
🔧 CONFIGURAÇÃO INICIAL
1️⃣ Ativar Parâmetro
Para ativar o recurso, acesse: 📌 Menu > Opções > Alteração de Controles > Aba Serviços Ativar: “Produto para Pagamento de KM de acordo com Contrato” e incluir o código do serviço correspondente.
No momento que incluir a despesa no SAC o cálculo será efetuado, baseado no Preço de Custo (Gestão de Produtos e Serviços> Produtos e Serviços>Aba Preços e Estoque> Campo Preço de Custo) e o Total KM é a Quantidade (Serviços>Contratos e Projetos>Campo Total KM) e será calculado automaticamente o total. *É preciso ter contrato vinculado*.
2️⃣ Registro das Despesas
Na aba Cronograma, o responsável cria o SAC a partir do projeto. Na aba Despesas, é possível lançar todas as despesas.
Após a criação do SAC, dar duplo clique no número do SAC você será direcionado para a Tela Solicitação, na aba Despesas, o responsável vai fazer os lançamentos de todas as despesas.
No exemplo acima 🔹 Total KM → Quantidade da despesa. 🔹 Preço de Custo → Valor da despesa.
Também, foi criada a Diretiva ‘Nega Visualizar Aba de Despesas’, para localizá-la ir em: Menu> Opções> Usuários> Grupos de Segurança> Diretivas de Segurança> Mód. Serviços> Sub Mód. Solicitações.
3️⃣ Aprovação das Despesas
Com botão Direito do mouse, é possível:
✅ Definir os responsáveis pela aprovação:
- Primeira Aprovação
- Segunda Aprovação (Departamento Financeiro)
Acesse: Menu > Opções > Usuários > Grupos de Segurança > Diretivas de Segurança > Mód. Serviços > Sub Mód. Solicitações
Se o usuário não tiver autorização para efetuar a Segunda Aprovação, será exibida a mensagem:
🔹 O segundo aprovador deve ter o e-mail cadastrado e a flag “Recebe e-mail para aprovação de despesas” ativada.
Dessa forma, o segundo aprovador vai receber o email, para seguir com a aprovação.
4️⃣ Geração de Lançamento Financeiro
Para liberar essa funcionalidade, ative a diretiva: “Permite Gerar Lançamento de Despesas”.
Acesse: Menu > Opções > Usuários > Grupos de Segurança > Diretivas de Segurança > Mód. Serviços > Sub Mód. Solicitações.
⚠️ Regras importantes:
- O lançamento não será gerado se a despesa estiver zerada.
- É necessário que a despesa esteja autorizada.
- O campo Cód. Funcionário deve estar preenchido no cadastro do usuário. (Opções>Usuários>Manutenção de Usuários>Aba Informações Adicionais>Campo Cód Func.)
No momento que as aprovações forem realizadas, os Campos Data Autorização e Autorizado Por serão preenchidos, vide imagem abaixo:
Observação: Se tiver alguma despesa sem Aprovação ou Valor informado, será demonstrado a mensagem abaixo:
Após as aprovações, clicar no Botão:
Vai aparecer:
No meu exemplo foi incluído somente uma despesa, então nesse caso, a opção é SOMENTE DESPESA ATIVO, mas se tivessem mais despesas incluídas a opção é TODOS AS DESPESAS VISÍVEIS.
No momento que clicar na opção desejada, vai aparecer o Aviso, dar OK.
O Campo Nº Doc. Financeiro será preenchido, conforme imagem abaixo:
Informação pertinente ao Departamento Financeiro, os Campos Vencimento e Vencimento Prorrogado, para o preenchimento automático, é necessário incluir no Parâmetro: Quantidade de DIAS Vencimento Despesas. Quando o parâmetro estiver ativo, os campos: Data Vencimento e Vencimento Prorrogado, serão preenchidos de acordo com a quantidade de dias incluído no parâmetro.
Para ativá-lo, ir em: Menu> Opções > Alteração de Controles> aba Serviços.
Campo Reembolso:
O LANÇAMENTO FINANCEIRO será gerado em nome da pessoa que receberá o reembolso.
No momento que o pagamento for baixado:
Na Tela de Solicitação – SAC
O campo DATA PAGAMENTO será preenchido automaticamente.
Também é possível Gerar o Excel das suas despesas
O principal objetivo da nova funcionalidade é facilitar o controle e a gestão de despesas.
Em caso de dúvidas entre em contato com a Equipe de Implantação.
Atenciosamente,
Qualidade IKKI.
