O controle orçamentário é uma ferramenta vital para a saúde financeira e o direcionamento estratégico de qualquer organização.
O orçamento pode ser entendido como um plano financeiro quantitativo para um período futuro definido, expressando os objetivos de uma organização em termos monetários. Ele detalha as receitas esperadas e as despesas projetadas para alcançar metas específicas.
Já o controle orçamentário é o processo de monitoramento contínuo da execução do orçamento, comparando os resultados reais com os valores planejados. Seu objetivo é identificar desvios, analisar suas causas e implementar ações corretivas para garantir que a organização permaneça no caminho de seus objetivos financeiros. É uma função gerencial que busca assegurar a disciplina financeira e a eficiência operacional.
ADEQUAÇÃO DOS PRÉ REQUISITOS:
Alteração de Parâmetros
A ativação do parâmetro, faz com que o IKKI ERP passe a bloquear as compras onde o Grupo de Lançamento ou o Centro de Custo (departamento) não tem verba disponível.
Para ativar o parâmetro, acesse Opções > Alterações de Controle e ative o Parâmetro: Efetua controle orçamentário para Compras (0/1), colocando 1 no campo de valor:
Para localizar o parâmetro na parte superior da tela coloque “Efetua controle”, clique no Ctrl.
A cada nova Solicitação de Compras o IKKI ERP fará a verificação se o Centro de Custo/Departamento tem verba disponível para a nova aquisição. Estes valores serão sempre verificados de acordo com as verbas estipuladas no Grupo de Lançamentos, ressaltando que é necessário definir um Centro de Custo / Departamento.
Os valores devem ser informados acessando o Grupo de Receita e Despesas, em Financeiro > Cadastros Auxiliares > Grupos de Lançamentos, veja que o IKKI ERP dará a opção de criar uma previsão mensal e determinar o Centro de Custo/Departamento como a imagem acima.
A partir destas parametrizações o sistema irá habilitar as funções de verificações de Orçamento.
Grupo de receita e despesas
Para utilizar o Budget de forma automática é necessário que nos cadastros dos Produtos e Serviços tenhamos o Grupo de Receita e Despesa que deve ser movimentado quando efetuado a venda ou compra deste produto.
Para isso, acesse Gestão de Produtos e Serviços > Produtos e Serviços o campo a ser preenchido fica na Aba de Dados do Produto.
Esta necessidade se faz, porque é muito comum que um mesmo fornecedor atue em Grupos de Lançamentos diferentes, como por exemplo as lojas de departamento onde podemos comprar material de escritório, material de limpeza e material de informática, que geralmente são Grupos de Despesas diferentes. Então, quando definimos no item esta variação se estreita significativamente, por exemplo, caneta ou folha de sulfite são material de escritório, copo descartável e papel higiênico são material de copa e limpeza.
Informação da Compra (aquisição)
Na tela de Solicitação de Compras será obrigatória a informação de Departamento:
Estas informações dão ao IKKI os vínculos necessários para a verificação da verba que temos disponível no nosso Planejamento Orçamentário.
Verificação de Limite disponível na Aprovação de Compras
A cada nova solicitação de compras, o IKKI fará a verificação da verba disponível para este Centro de Custo e Grupo de Receita e Despesa.
O processo de cotação segue da mesma forma que é feita, porém, sempre que o Aprovador for dar o OK na solicitação de compras, o sistema demonstra e bloqueia quando não há limite suficiente:
Também dará a visão para que o Aprovador verifique os gastos efetuados para este Departamento e Grupo de Despesas:
Dando ao Aprovador as informações necessárias para que decida se aprova ou não está compra.
Ressaltamos, que todas as compras já aprovadas independente de ter sido recebidas ou não consumem os valores no Orçamento, e que os consumos são efetuados por “competência”.
Solicitar Revisão Orçamentária
Quando o aprovador inicia o processo de aprovação não havendo Orçamento disponível o IKKI ERP permite que ele solicite uma Revisão do Orçamento:
Está ação nos da a possibilidade de informar o Valor da Revisão que é necessária para seguir com a compra, lembrando que é necessário também descrever o motivo para que o Aprovador do Orçamento entenda a necessidade da solicitação no momento da análise.
O sistema dispara um e-mail ao responsável informando que existe uma solicitação de revisão orçamentária pendente de análise.
Nesta situação a solicitação não pode prosseguir, somente será possível se houver a aprovação dos responsáveis pela Revisão Orçamentária.
Analise da Solicitação de Revisão Orçamentária
O processo de analise, deve ser efetuado pelos responsáveis pelo Planejamento Orçamentário, ou alguém definido por ele. Para que seja efetuada a analise e aprovação é necessário acessar Financeiro > Cadastros Auxiliares > Grupos de Lançamentos, consulte o Grupo de Despesas que está sendo efetuado a solicitação de revisão e de andamento na análise.
O sistema irá confirmar se realmente deseja a aprovar a revisão:
Desta forma, atualiza as informações da Grid, demonstrando como aprovada e registrando o usuário, data e hora da aprovação ou rejeição da revisão orçamentária.
A partir desta aprovação o responsável pela aprovação do orçamento poderá dar andamento no processo de compras.
Liberação de Usuário para Aprovação das Revisões Orçamentárias
O usuário precisa ter a permissão para a Aprovação da Revisão Orçamentária no cadastro dos Usuários, para ativar as permissões acesse Opções > Alteração de Controle > Manutenção de Usuários, é necessário efetuar a ativação das flags “Pode fazer revisão Orçamentária”.
Caso tenha dúvidas, ou queira entender melhor, entre em contato com o nosso time.
Equipe de Qualidade
